陕西中医学院档案管理办法

第一章   总 则

第一条  为了加强我校档案管理工作,充分发挥档案在教学、科研、管理工作中的作用,根据<<中华人民共和国档案法>>、<<普通高等学校档案管理办法>>、<<高等学校档案工作规范>>等有关法规,结合我校实际情况制定本办法。

第二条  学校档案,是指在教学、科研、党政管理及其他各项活动中，直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。

第三条  学校档案作为一种重要的历史凭证，在学校的发展历程中发挥着重要作用。学校各部门应加强对学习档案工作的重视。

第四条  学校综合档案室必须严格执行国家有关法律、法规,确保档案的完整、准确、系统、安全。

 

第二章   档案工作体制

第五条  学校档案工作接受教育部、国家档案局、陕西省教育厅、陕西省档案局的业务指导、监督和检查。学校综合档案室挂靠党委、院长办公室。

第六条  各部、处、室应有一名负责人分管本单位档案工作,兼职档案员具体承办本部门的档案业务工作。

第七条  档案室的主要任务

1、贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策、法令、条例和办法，制定学校档案工作规划、管理制度和实施细则。

2、负责对学校各部门档案工作进行监督、检查和指导。组织专、兼职档案人员的业务学习和培训制定学校档案工作规章制度,并监督、指导、检查执行情况。

3、负责学校各类档案及相关资料的接收(征集)、整理、分类、保管、统计、鉴定等工作。

4、负责编制检索工具和参考资料，提供档案信息，为学校各项工作和社会服务。

5、负责档案的开放和档案利用工作。

6、参与校史研究,负责编写档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源.

7、执行保密制度，确保档案的安全。

8、开展档案宣传工作和利用者教育活动。

9、开展档案学术研究和交流活动。

10、完成学校领导交办的其他工作。

第八条  各级单位档案工作任务

1、按照档案室的有关规定做好本单位档案文件材料的收集、整理、分类、立卷归档等工作。

2、按照归档范围、要求归档上年度应归档的文件材料.。

3、收集、积累资料,参与本单位教学、科研等专题编研工作。

 

第三章 文件材料的立卷和归档

第九条  学校各部门把应归档的各类文件材料按综合档案室的归档要求，对形成的文件材料进行收集、积累，按时整理归档，并向档案室移交，由档案室负责业务指导及档案的检收。

第十条  部门立卷归档必须分工明确，协同配合。全校性、综合性的材料由学校党委院长办公室负责立卷归档，其余由学校办公室分流至有关职能部门立卷归档。

第十一条  综合档案归档范围

一. 党群管理类

党委各部(室)、纪委、工会、团委等部门在工作活动中形成的会议文件、记录、工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、制度、条例、法规、图表等文件材料。

二. 行政管理类

各学院、行政各处(室)、直属单位在工作活动中形成的会议记录、工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、制度、条例、法规、图表等文件材料。

三. 教学类

在教学管理、实践、研究等活动中形成的文字、图表、声像等文件材料，按国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(87)教办字016号)执行。

四. 科学研究类

1. 上级下达、外协、自选等各类科研项目中形成的全部文件材料；经批准中断和取得负结果的科研项目所形成的具有保存价值的文件材料。

2. 在国内外刊物上发表的论文，学术会议上交流的论文，研究报告的手稿和印本。

3. 参加科研成果展览会的展品目录、说明、照片、底片、声像和有关文件材料。

4. 科研工作中形成的管理文件材料等。

五. 产品生产类

学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的全部文件材料、样品或照片、录像等。

六. 基本建设类

1. 基建工程归档文件材料，按照国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》 (国档发 [1988] 4号) 执行。重点应放在具有法律凭证作用的文件、地质、水文资料，隐蔽工程施工、验收记录、竣工图、设计与施工等重要原始文件材料。

2. 房屋普查、登记、统计、总结等文件材料。

七. 仪器设备类

各种国产和国外引进的精密、稀缺、贵重仪器设备(价值在十万元以上)的全套随机技术文件以及在验收、维修和改进工作中形成的重要文件材料。

八. 出版物类

学校编辑出版的校刊、学术刊物和主编、主审的出版物审稿单、样本及出版发行记录等。

九. 财会类

会计报表、帐薄、凭证等文件材料，按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。

十. 外事类

出席国际学术会议，出国考察、讲学、进修、合作研究等活动的计划、总结、手稿、论文(中、外文打印稿)、报告、重要原始数据、取得的学位、名誉职务证书(复制件)、照片等有关文件材料。

聘请来校讲学和合作研究的外籍、港澳专家学者，在教学、科研和其他活动中形成的计划、总结、报告、论文、讲稿、照片、录音带，专家的简历、护照(复制件)等文件材料，授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的证书(复制件)、录音、录像带等有关材料。

十一. 声像档案

反映学校重大活动和历史发展，具有保存价值的各种声像载体。

十二. 实物档案

凡属反映本校荣誉的国际、国内获得的奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书及具有保存价值的赠品、礼品等实物。

第十二条  归档要求

1、 实行由文件材料形成单位归档的制度。科研课题档案由科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。

2、 归档文件材料应格式统一，质地优良，书写工整，声像清晰，符合归档规范和标准，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等字迹不牢固的工具书写。

3、 文件材料整理后，由各文书处理部门将文件材料按归档要求排序、整理、录目后直接向综合档案室移交归档。

4、凡由几个单位合作完成的项目，由主持单位立卷归档保存一套完整的档案，协作单位保存与自己承担任务有关的档案正本外，将副本送主持单位保存。

第十三条  归档时间

1、党政、教学、外事、出版、财会、基建类能按自然年度归档的文件材料在次年5月-7月间归档。

2、按教学年度归档的教学档案在当年年底前归档。学籍档案在学生毕业后的次年年底前归档。

3、科研、基建项目和专题性、成套性材料，在项目完成通过鉴定验收后两月内归档。

4、会计档案，从会计年度终了后的第一天算起，由会计机构暂管一年后归档。

5、随时接收上级规定应接收的档案和捐赠、代管、征集的档案。

6、接收档案必须履行移交手续，由立卷单位填写移交单，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间等，交接双方必须签名。

 

第四章  档案的管理和利用

第十四条  档案室要对档案进行分类、编号和排序。

第十五条  档案室指定专人对档案的收集、整理、利用、销毁、统计。

第十六条  按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定，密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。凡属绝密级档案采取单独登记、保管。对一定时期内不宜公开交流的专利档案材料，亦按绝密档案管理。

第十七条  要做好档案库房防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防强光、防磁等工作，完善安全设施和应急措施。

第十八条  严格执行档案室安全制度，确保档案安全；不断研究和改进档案保护技术，对破损和字迹腿色的档案，要及时修复或复制。

第十九条  档案室对保管期限已满的档案要按有关规定进行鉴定、处理，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十条  对档案的收进、移出、保管、利用等案卷数量和情况进行统计，编制档案工作基本情况统计报表。

第二十一条  档案室要积极开发档案信息资源，编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，主动做好提供利用和服务工作。

第二十二条  档案室人员应热情、周到、细致、耐心地提供各项档案查询服务。

第二十三条  加强档案编研工作，根据学校和社会需要，有计划地对档案资料进行研究整理，为教学、科研与领导决策提供有价值的参考资料。

第二十四条  未经学校授权或上级管理机关批准，任何组织或个人无权公开档案。

第二十五条  开展档案学术理论研究，积极参加档案学术团体活动，努力提高学术水平。

第五章  档案工作人员

第二十六条  认真学习、宣传、贯彻执行《档案法》和上级有关档案工作的方针、政策与规定，热爱本职工作、刻苦学习档案专业知识、搞好档案管理，充分发挥档案的作用。

第二十七条  参加档案在职培训和继续教育，提高综合能力。

第二十八条  负责本单位档案的收集、整理、保管、利用统计工作。

第二十九条  坚持文件收发登记和平时立卷制度，在文件收集完整齐全的基础上，于次年 6月底前完成上年文件材料的整理归档任务。切实负责做好向档案室移交档案的工作。

第三十条  切实搞好对档案保护的各项措施，最大限度地延长档案寿命，认真负责档案的鉴定工作，按规定销毁已过期无保存价值的档案。

第三十一条  热情接待档案利用者的查询、借阅工作，认真做好档案利用登记、利用效果的调查和统计，开发档案信息，为本单位各项工作服务。

第三十二条  严格按《档案法》、《保密法》及有关制度办事，发现违法事件及时向档案行政管理部门举报。

1、在主管院长领导下，贯彻执行《档案法》《档案实施办法》，贯彻执行上级关于档案工作的指示及有关规章制度。

2、制定学院档案工作的各项管理制度及工作计划，做好工作总结。

3、组织各处室兼职档案人员的业务学习，指导、督促并协助有关部门做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作。

4、负责编制档案检索工具和文献资料的编辑工作。

5、负责档案的收集、整理、鉴定、编目、统计、保管、宣传利用和经领导审批后的档案销毁工作。

6、做好档案的保密与“八防”工作，维护档案的完整与安全。

7、完成主管领导交办的其他工作。

 

第六章 鉴定和销毁

第三十三条  在主管校长领导下，由业务部门、保密委员会、档案室组成档案鉴定工作小组。其职责是调整密级和保管期限，提出档案销毁意见，写出鉴定情况报告。

第三十四条  档案保管期限分为永久、长期和短期。划定的原则是：

1、凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌，具有长远查考利用价值的档案，列为永久保存。

2、凡是在一定时期学校进行各项工作需要查考利用的档案，根据情况可列为长期或短期保存。

3、 介于永久与长期或长期与短期两种保管期限之间的档案．一律从长划定。

第三十五条  销毁档案，应造册登记，履行批准手续。鉴定小组应指定两人以上进行监销，监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。未经鉴定和批准不得销毁任何档案。

 

第七章 库房和设备

第三十六条  学校要根据档案事业发展的需要为档案室提供大力支持，配备各种必要的软硬件档案设备，从而不断完善档案管理现代化。

第三十七条  学校应遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房，作到库房、阅档室、办公室分开，逐步达到防火、防潮、防晒、防虫、防盗等要求，以保证档案的安全。

第八章  考核、奖励与处罚

第三十八条  档案室要建立岗位责任和检查、考评、奖励制度。考评工作在主管档案工作的学校领导的指导下，由综合档案室负责具体实施。对档案工作成绩突出的单位和档案工作人员 (专、兼职)给予表彰和奖励。

第三十九条  对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》的行为，应按照相关法律法规的规定予以处罚或依法给予行政处分。

第九章  附 则

第四十条  本办法自发布之日起实行。本办法由陕西中医学院综合档案室负责解释。