陕西中医学院出版类档案立卷归档程序与整理细则

陕西中医学院出版类档案立卷归档

程序与整理细则

为加强我校出版类档案立卷归档工作的标准化和规范化，便于立卷人员具体操作，提高工作效率和案卷质量，根据《中华人民共和国档案法》、《出版社书稿档案工作规定》、《高等学校档案工作规范》、《陕西省档案管理条例》等相关要求，特编写本程序与细则。

一、    收集、整理

1、出版档案归档的主要内容和重点：

•  归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容。

•  归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。

•  依据归档范围中的类目名称，检查应归档的各种文件材料是否完整、系统、准确、及时进行补救，确保。

•  核对每份文件的正件与附件、印件与定稿、转发件与被转发件、请示与批复等成套材料，以及文件形成日期、印章、发文审稿单等是否完整、准确。

•  检查归档文件纸质有无破损、字迹是否耐久、声像载体图像是否清晰、电子文件能否被识别，发现问题，及时处理。

2、 不归档的文件材料

•  上级机关有关出版的普发（非专指高校）、不办的文件；

•  未生效的合同、协议书；

•  不退、不用的稿件，非定稿的稿件；

•  重分文件及校内单位发来的文件；

•  无查考价值的事务性、临时性函件；

•  校外单位交换来的材料；

3、卷内文件的排列

•  卷内文件一般按重要程度或时间顺序排列。

•  密不可分的文件应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，底稿在后；文字材料在前，图样在后。重要文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；案件材料结论、决定性材料在前，依据性材料在后。

二、    立卷归档流程

1、 整理组卷

•  出版类档案一般以出版物名称立卷。 一书一刊组成一卷或数卷，其中正式刊物单独作为一卷。编制档号时确保正式刊物在前，校订稿在后，不可混年立卷。

如下所示：2009年陕西中医学院学报第一期可组成三卷，其中，正式出版刊物为第一卷，其它内容被分为两卷。

2009-CB1311-1 2009陕西中医学院学报第一期（正式刊物）

    2009-CB1311-2 2009陕西中医学院学报第一期（一）

 2009-CB1311-3 2009陕西中医学院学报第一期（二）

•  组卷要力求问题相对集中，年代不混，保管期限相同，并注意与上年度分类组卷方法协调一致。

2、 出版类档案分类编号、类目代号简表及归档范围:

•  出版类档案档号=年度号+出版档案分类号+案卷号。模式：20ÍÍ-CB12-1~n  例如：2012-CB12-1。

•    出版类档案类目代号简表及保管期限

 

CB11 综合管理

 

CB12-15 出版物项目

3、填写卷皮

•  填写案卷封面

 填写内容包括：档案分类编号、案卷题名、起止日期、保管期限、页数、归档号、没有“密级”的应划斜杠。填写案卷封面需用小毛笔或碳素墨水笔逐项书写，要求字迹工整、清晰、美观大方。

案卷题名是指一个案卷的名称或题目，要求以简练、准确的文字，概括揭示卷内文件的内容与成分。

出版类案卷题名具体形式为：出版物名称＋时间＋期刊号

例：陕西中医学院学报 2012年第 1 期 ；

    现代中医药2012年第1期；

案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。

案卷题名不是一个完整的句子，而是偏正词组，所以末尾一般不用句号，题名中若出现多个责任者或文种时，并列的成分中间可用顿号。

•  填写案卷备考表

填写机关名称、组织单位名称、案卷目录号、案卷号、本卷内文件张数、及本卷内的缺点或其它情况。

立卷人：由组成本卷的责任者签名，一般由立卷单位兼职档案员签字负责，不得由临时工或实习学生代签。

检查人：由立卷单位分管档案工作负责人签名，侧重对归档文件材料齐全、完整、真实、准确性进行检查和负责。

立卷时间：填写立卷整理完毕的具体日期。为便于计算机按立卷单位批量检索，同一立卷单位同一归档批次的案卷可填写同一立卷时间。

4、 编目

•  编页号或件号

成卷装订的案卷，在有文字一面非装订线一侧的下角（页面右下角），用打号机按顺序依次打上页号；空白页面不编号。

 一张纸上若贴有若干张小纸，每张小纸也算一页；一张大纸若折叠成几张，仍按一页计算。

页号尽量不漏不重，若万一编错不要乱涂，需在备考表中说明。

书籍、杂志等能利用原有页号的，可不再编号，按“件”对待。

•    输入并打印案卷目录（操作说明详见附件）

将案卷按保管期限（永久－长期—短期）结合责任者、问题或时间顺序进行系统排列。若有补归以前年度的案卷，应按归档年度顺序依次排在最前面。

案卷排列顺序固定后，给每个案卷编写归档号。

 按照归档号依次填写（打印）案卷目录（可作为档案移交时的移交目录）。为便于文档一体化管理和利用，应尽量使用档案管理软件进行著录与编目，实现资源共享。

•    打印卷内文件目录（操作说明详见附件）

顺序号：按照卷内文件排列的先后顺序，一份文件编一个顺序号。

文件编号：填写文件制发机关的发文字号，报纸、期刊等在此栏填写期号。

责任者：填写形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者（落款）。

题名：即文件标题，一般照实抄录。

文件日期：填写文件的形成日期，填写时用 8 位阿拉伯数字表示，例“ 20120528 ”。

页号：即文件所在页号，填写每份文件的首页号，最后一份文件应填写起止页号。

5、装订

•  案卷装订前要先去除卷内文件上的金属物（订书钉、大头针、曲别针等），不锈钢制品除外。

•  文件没留装订线的要贴补加边，破损的要裱糊好，幅面较大的要折叠。

•  将卷内文件目录置于案卷首，用三孔一线法（孔距八公分 ）装订牢固，注意不倒置、不散页、不压字。

6、归档验收

•  案卷初步组成后，为防止错漏，避免返工，须经档案室业务指导人员检查、调整、纠正。

•  检查内容主要有五个方面：一查应归档的文件是否齐全、完整，有无重复、无保存价值的文件混入；二查组卷分类是否清晰、准确；三查卷内文件排列是否有序；四查归档文件制作是否符合档案保护要求；五查案卷标题能否简明确切地反映卷内文件内容。

•  对检查中发现的问题应及时予以纠正，确实无法补救的应在卷内备考表中说明。

7、移交

•  杂志社立卷整理工作完结，须经档案室相关业务指导人员检查合格后，交接双方在移交目录（一式两份）上签字，方可与档案室履行交接手续。

•  档案交接时，交接双方要依据案卷移交目录对照案卷封面，逐卷认真核对，发现问题应及时予以处理。

•  交接双方清点无误后，移交人与接收人要在档案移交单上签名。手续完备的移交单一式两份，并附上案卷移交目录，交接双方各执一份存查（其中移交联交由移交人保管，存根联由档案室保管）。