陕西中医学院基本建设类档案立卷归档程序与整理细则

陕西中医学院基本建设类档案

立卷归档程序与整理细则

为提高我校基本建设类档案工作的质量和管理水平，依据《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《高等学校档案工作规范》、《陕西省档案管理条例》等法律、法规，特编写本程序与细则。

一、   基本建设类档案工作的基本原则

1、基本原则

•  凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。

•  基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

•  基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收室，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

•  核对每份文件的正件与附件、印件与定稿、转发件与被转发件、请示与批复等成套材料，以及文件形成日期、印章、发文审稿单等是否完整、准确。

•  检查归档文件纸质有无破损、字迹是否耐久、声像载体图像是否清晰、电子文件能否被识别，发现问题，及时处理。

2、 归档范围的确定

•  归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

•  归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。

•  归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

•  归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理师包括竣工图在内的全套图纸。

•  归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

3、不归档的文件材料

•  上级机关有关基建的普发性（非专指高校）、不办的文件；

•  正式施工前的草图，未定型图纸；

•  重分文件和重分图纸；

•  无查考价值的临时性、事务性文件。

二、   立卷归档流程

1、形成积累

•  学校基建部门要有一位负责人分管档案工作，并配备相应专（兼）职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。

• 基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。

•  基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

•  基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交由学校基建部门汇总、整理。

•  学校档案部门应随时了解大型基建项目主要的工程进度、督促、指导专（兼）职档案员及工程技术人员做好基建部门汇总、整理。

•  基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。

•  使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。

•  归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图像清晰。

•  归档的底图，格式需按国家制图标准绘制完成。

•  归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。

•  工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录，交工验收及和签证等，编制好竣工图。

•  凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般归档一份。

•  学校基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。

2、整理组卷

•  基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴是折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。

•  无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。

•  文件材料的排列：

卷内文件一般按重要程度或时间顺序排列。

密不可分的文件应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；文字材料在前，图样在后。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。

3、基建档案分类编号、类目代号简表

根据基建档案的内容构成和形成特点。编制用于组成档号的二级类目代号简表。

基建类档案档号=年度号+基建档案分类号+案卷号

模式如：2012—JJ11—1_~ｎ

　　　　　　　　　　　　　　　案卷号

　　　　　　　　　　　　　　　基建类档案二级类目代号

　　　　　　　　　　　　　　　基建类档案一级类目代号

　　　　　　　　　　　　　　　年度号

案卷号按最下位类目流水，综合管理用自然年度，项目用竣工年度。

4、填写卷盒封面

 填写内容包括：档案分类编号、案卷题名、起止日期、保管期限、密级等。填写案卷封面需用小毛笔或碳素墨水笔逐项书写，要求字迹工整、清晰、美观大方。

案卷题名是指一个案卷的名称或题目，要求以简练、准确的文字，概括揭示卷内文件的内容与成分。  

案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。

案卷题名不是一个完整的句子，而是偏正词组，所以末尾一般不用句号，题名中若出现多个责任者或文种时，并列的成分中间可用顿号。

5、编目

•  编页号或件号

成卷装订的案卷，在有文字一面非装订线一侧的下角（页面右下角），用打号机按顺序依次打上页号；空白页面不编号。

 一张纸上若贴有若干张小纸，每张小纸也算一页；一张大纸若折叠成几张，仍按一页计算。

页号尽量不漏不重，若万一编错不要乱涂，需在备考表中说明。

书籍、杂志等能利用原有页号的，可不再编号，按“件”对待。

•    输入并打印案卷目录（操作说明详见附件）

将案卷按保管期限（永久－长期—短期）结合责任者、问题或时间顺序进行系统排列。若有补归以前年度的案卷，应按归档年度顺序依次排在最前面。

案卷排列顺序固定后，给每个案卷编写归档号。

 按照归档号依次填写（打印）案卷目录（可作为档案移交时的移交目录）。为便于文档一体化管理和利用，应尽量使用档案管理软件进行著录与编目，实现资源共享。

•    打印卷内文件目录（操作说明详见附件）

顺序号：按照卷内文件排列的先后顺序，一份文件编一个顺序号。

文件编号：填写文件制发机关的发文字号，报纸、期刊等在此栏填写期号。

责任者：填写形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者（落款）。

题名：即文件标题，一般照实抄录。

文件日期：填写文件的形成日期，填写时用 8 位阿拉伯数字表示，例“ 20120528 ”。

页号：即文件所在页号，填写每份文件的首页号，最后一份文件应填写起止页号。

6、装订

•  案卷装订前要先去除卷内文件上的金属物（订书钉、大头针、曲别针等），不锈钢制品除外。

•  文件没留装订线的要贴补加边，破损的要裱糊好，幅面较大的要折叠。

•  将卷内文件目录置于案卷盒首，将需要装订的文件用三孔一线法（孔距八公分 ）装订牢固，注意不倒置、不散页、不压字。

7、归档验收

•  基建项目在验收前，档案部门对准确归档的基建文件材料进行预验收，出具证明，否则不能组织工程竣工验收。

•  学校档案部门应是工程验收小组成员，会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工作。

•  基建项目在验收后两个月内归档。档案部门要认真进行审查、验收归档的档案资料，并在基建档案资料归档说明书上签署意见。

8、移交归档

•  立卷整理工作完结，须经档案室相关业务指导人员检查合格后，交接双方在移交目录（一式两份）上签字，方可与档案室履行交接手续。

•  交接双方清点无误后，移交人与接收人要在档案移交单上签名。手续完备的移交单一式两份，交接双方各执一份存查。

 

 

 

 

归档范围和保管期限表

JJ11综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关基建工作的文件	长期
2	基建工作规章制度	长期
3	基建工作计划、总结、简报	长期
4	基建工作总体规划	永久
5	基建工作年度（季度）总结、统计报表	永久
6	基建工程财务预、决算	长期
7	全校性总体规划、设计总平面图	永久
8	水、电、气管道分布图	永久
9	地质勘探、地形测量材料	永久

 

JJ12-1可行性研究

序号	类目名称	保管期限
1	项目建议书及上级批复	永久
2	可行性研究报告	永久
3	项目评估	永久
4	环境预测、调查报告	永久
5	基建工作年度（季度）总结、统计报表	永久

JJ12-2设计基础

序号	类目名称	保管期限
1	工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明	永久
2	地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录	永久
3	水文、气象、地震等其它设计基础材料	永久

 

JJ12-3设计文件

序号	类目名称	保管期限
1	初步设计	永久
2	技术设计	永久
3	施工图设计	短期
4	技术秘密设计、专利文件	永久
5	设计计算书	长期
6	关键技术实验	永久
7	总体规划设计	永久
8	设计评价、鉴定及审批	长期

 

JJ12-4工程管理文件

序号	类目名称	保管期限
1	征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书	永久
2	承包合同、协议书、招标、租赁文件	永久
3	施工执照	永久
4	环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气暖供应协议书	永久
5	产权证书	永久

 

JJ12-5施工

序号	类目名称	保管期限
1	土地施工文件
	（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要	短期
	（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺	长期
	（3）原材料及构建出厂证明、质量鉴定	长期
	（4）建筑材料试验报告	长期
	（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批	永久
	（6）土建施工定位测量地质勘查	永久
	（7）土岩试验报告，基础处理，基础工程施工图	永久
	（8）隐蔽工程验收记录	永久
	（9）记录集测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告	永久
	（10）分项、分单位工程抽量检查、评定	长期
	（11）交工验收记录证明	长期
	（12）竣工报告、竣工验收报告	永久
2	设备及管线安装施工文件
	（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审既要	短期
	（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批	长期
	（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录	长期
	（4）隐蔽工程检查验收记录	长期
	（5）强度、密闭性试验报告	长期
	（6）设备调试记录	短期
	（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告	长期
	（8）系统调试、实验记录	长期
	（9）管线清洗、通水、消毒记录	短期
	（10）管线标高位置，坡度测量记录	长期
	（11）中间交工验收记录证明，工程质量评定	长期
	（12）竣工报告、竣工验收报告	长期

 

JJ12-6竣工验收

序号	类目名称	保管期限
1	竣工验收报告	永久
2	全部竣工图	永久
3	质量评审材料	永久
4	工程现场声像材料	永久
5	竣工验收会议决议文件	永久

 

 

JJ12-7基建财务、器材管理

序号	类目名称	保管期限
1	财务计划、年度计划	短期
2	工程概算、预算、决算	永久
3	主要材料消耗、器材管理	短期
4	交付使用的固定资产	永久

 

JJ12-8生产技术准备、试生产

序号	类目名称	保管期限
1	技术准备计划	短期
2	试生产管理、技术责任制	长期
3	试车方案、产品技术参数、性能、图纸	短期
4	设备试车、验收、运转、维护记录	长期
5	安全操作规程、事故分析报告	长期
6	技术培训材料	短期
7	工业卫生、劳动保护材料	长期